Zes lessen voor een succesvolle participatie in de leefomgeving
Een participatietraject waarin iedereen zich gehoord voelt: het klinkt mooi, maar blijkt in de praktijk vaak een uitdaging. Wat maakt zo’n traject succesvol? De criteria zijn zelden helder, de verwachtingen torenhoog en een universeel recept bestaat niet. Succes vraagt om creativiteit, overtuigingskracht en vooral: aandacht.
Roos van Rongen weet dat als geen ander. Met meer dan vijf jaar ervaring als omgevingsmanager bij onder andere de gemeente Amsterdam en een achtergrond in planologie, is ze onlangs begonnen bij Delteau. Tijd om terug te blikken: wat heeft ze geleerd over wat wel werkt (en wat niet) bij het verbinden van de omgeving met projectdoelen?
Les 1: Begin vroeg in het proces
Het fundament van succesvolle participatie ligt volgens Roos in het moment waarop je mensen betrekt. Haar overtuiging is helder: “Ga niet pas met bewoners praten als je participatieplan of regels al vaststaan. Vroege betrokkenheid laat zien dat je er voor de omgeving bent en creëert vertrouwen. “Wanneer je mensen betrekt bij het waarom, wat en hoe al voordat alles besloten is, geef je mensen, binnen de onvermijdelijke kaders, de ruimte om daadwerkelijk input te leveren. Zo ervaren ze dat hun bijdrage ertoe doet, in plaats van dat ze een kant-en-klaar plan voorgeschoteld krijgen. Dat vermindert spanning en vergroot het draagvlak.”
Veel omgevingsmanagers voelen zich hierin beperkt door al vastgelegde plannen en regels. Roos ziet hierin juist een mooie uitdaging om de grenzen hierin op te zoeken. “Ook binnen de bestaande kaders is veel ruimte om juist de mensen die er straks mee te maken krijgen – bewoners, ondernemers en gebruikers – erbij te betrekken zonder dat je buiten de kaders gaat.”
Les 2: Kies voor persoonlijke gesprekken
Roos heeft bewust afscheid genomen van traditionele plenaire bijeenkomsten. “De spanningen lopen er snel op waardoor betrokkenen afhaken,” legt ze uit. In plaats daarvan kiest ze voor kleine, persoonlijke sessies.
“Ik leg bijvoorbeeld een kaart neer en vraag mensen: schrijf op wat je vindt en wat je anders zou willen,” zegt Roos. “Daarnaast nodig ik mijn hele projectteam uit voor deze sessies. Zo horen de omwonenden en gebruikers direct wat er speelt en kan het team meteen reageren op ideeën of zorgen. Deze aanpak levert concretere input op voor de ontwerpsessies met het projectteam en zorgt ervoor dat mensen zich écht gehoord voelen.”
Les 3: Ga de straat op
Niet iedereen voelt zich automatisch geroepen om mee te doen. “Er komen dezelfde soort mensen bij bijeenkomsten,” erkent Roos. “Vaak komen er ouderen die meer tijd hebben. De groep die overdag werkt of naar school gaat, hoor je niet.”
Om ook die mensen te bereiken, moet je verder gaan dan alleen uitnodigen. “Je moet het echt uitnodigend maken,” zegt ze. “Van animaties en infographics tot gesprekken op verschillende tijdstippen, alles helpt. De beste aanpak blijft om de straat op te gaan en mensen in hun eigen omgeving aan te spreken.”
Ondanks de vaak ervaren tijdsdruk is het die investering meer dan waard. Bij een project met 150 ondernemers ging Roos bewust op koffiebezoek. “Dan hoor je echt wat er speelt en bouw je een band op met mensen die minder uitgesproken zijn. Die persoonlijke relatie betaalt zich later terug: in de uitvoeringsfase is er meer vertrouwen en begrip, ook wanneer de druk toeneemt of situaties spannend worden.”
Les 4: Zoek de grenzen op
Zelfs binnen vaste kaders is er meer mogelijk dan het lijkt. Zeker bij onderhoudsprojecten, waar participatie beperkt blijft tot ‘informeren’, is creativiteit nodig om mensen echt invloed te geven. Omdat we de komende jaren voor een grote onderhoudsopgave staan, zullen we hier nog vaak tegen aan lopen en zal de meeste participatie dus binnen de eerste 2 participatieniveaus blijven.
Roos: “Soms adviseer ik de opdrachtgever om een participatieniveau hoger te kiezen: niet alleen informeren, maar ook adviseren. Bij dit niveau haal je de wensen en knelpunten uit de omgeving op en overleg je met het projectteam en de opdrachtgever welke punten je wel of niet meeneemt. Je hoeft niet al het advies over te nemen – zoals bij een nog hoger niveau bij herinrichtingen wel moet, maar als je iets niet overneemt, moet je dat wel goed beargumenteren. Zo ontstaat een duidelijke documentatie van welke keuzes gemaakt zijn en waarom, inclusief uitleg van ontwerpbeslissingen. Bij onderhoudsprojecten is er vaak geen verplichting voor een nota van beantwoording, maar door op dit niveau te werken, creëer je die verantwoording alsnog én zorgt de omgeving ervoor dat zij zich herkennen in het proces.”
Les 5: Neem emoties serieus
Participatieprocessen brengen emoties en spanning met zich mee. Volgens Roos is het essentieel dat omgevingsmanagers daar bewust mee omgaan.
“Je moet empathisch zijn,” zegt ze. “Het gaat soms niet eens om de inhoud, maar om het gevoel dat mensen zich gehoord voelen. Dat moment van erkenning verandert de hele sfeer en creëert draagvlak voor een soepeler procesverloop.”
Les 6: Besteed aandacht aan ondervertegenwoordigde groepen
Roos richt zich bij participatie steeds meer op groepen die traditioneel minder gehoord worden. “Het gaat om mensen die niet vanzelfsprekend aan tafel zitten,” legt ze uit. “Dat kan gaan om jongeren, vrouwen, of andere groepen die zich niet herkennen in ontwerpen of zich minder snel uitspreken.”
Een concreet voorbeeld is veiligheid in openbare ruimtes. “Hoe zet je een bankje neer? Is er genoeg verlichting? Waar voelen mensen zich veilig? Onderzoeken laten zien dat als een vrouw zich veilig voelt, dat meestal ook geldt voor andere gebruikers.”
Haar les is helder: “door bewust aandacht te besteden aan iedereen, en niet alleen de meest zichtbare stemmen, krijg je inclusieve ontwerpen die beter aansluiten bij de behoeften van de hele samenleving.”
Vooruitkijken bij Delteau
Bij Delteau kijkt Roos uit naar nieuwe uitdagingen. “Ik ben benieuwd hoe het op provinciaal niveau is, daar werk je met andere stakeholders dan voornamelijk burgers en ondernemers.”
Met haar aanpak van vroege betrokkenheid, persoonlijke gesprekken en creatieve ruimte binnen kaders brengt Roos waardevolle kennis mee voor Delteau’s groenblauwe opgaven. Haar overtuiging dat participatie geen verplichting is, maar een kans om betere projecten te realiseren, sluit naadloos aan bij Delteau’s missie: mensen, kennis en belangen verbinden voor een duurzame leefomgeving.
Benieuwd hoe je binnen bestaande kaders toch ruimte kunt creëren voor echte participatie? Roos helpt je graag verder. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.